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Garante per la Protezione dei Dati
Personali - Autorizzazione al trattamento dei dati a carattere
giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti
pubblici. (Autorizzazione n. 7/2002).
(Pubblicato su GU n. 83 del 9-4-2002-
Suppl. Ordinario n.70)
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IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI
PERSONALI
In
data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota', presidente, del
prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro
Paissan, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista
la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in
materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei
dati personali;
Visto,
in particolare, l'art. 24, comma 1, della legge n. 675/1996, che ammette il trattamento
dei dati personali idonei a rivelare i provvedimenti giudiziari ivi richiamati,
anche da parte di soggetti pubblici, "soltanto se autorizzato da espressa
disposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le rilevanti
finalita' di interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le precise
operazioni autorizzate";
Considerato
che diversi trattamenti dei predetti dati da parte di soggetti pubblici sono
disciplinati nel decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, nonche' nel
provvedimento del Garante n. 1/P/2000 del 30 dicembre 1999-13 gennaio 2000,
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 26 del 26 febbraio 2000;
Considerato
che i trattamenti dei medesimi dati giudiziari da parte dei soggetti pubblici, per
finalita' non previste nel capo II del decreto legislativo 11 maggio 1999, n.
135, devono essere autorizzati dal Garante ai sensi dell'art. 24 della legge 31
dicembre 1996, n. 675;
Considerato
che il trattamento dei dati in questione puo' essere autorizzato dal Garante anche
d'ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate
categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato
che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate
uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli
interessati, rendendo altresi' superflua la richiesta di singoli provvedimenti
autorizzatori da parte di numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto
opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza
il 31 gennaio 2002, armonizzando le prescrizioni gia' impartite alla luce
dell'esperienza maturata;
Considerato
che l'art. 8, par. 5, della direttiva 95/46/CE prevede specifiche garanzie per
i dati sopraindicati e per altre categorie di dati a carattere giudiziario, in
quanto ammette il trattamento dei dati relativi alla piu' ampia categoria delle
"infrazioni, ... condanne penali o ... misure di sicurezza" "...
solo sotto controllo
dell'autorita' pubblica, o se vengono fornite
opportune garanzie specifiche, sulla base del diritto nazionale, fatte salve le
deroghe che possono essere fissate dallo Stato membro in base ad una
disposizione nazionale che preveda garanzie
appropriate e specifiche", sempreche' un "registro completo"
delle condanne penali sia tenuto "solo sotto il controllo dell'autorita'
pubblica";
Ritenuto
che in vista della completa attuazione legislativa di tale disciplina comunitaria
e' opportuno che la presente autorizzazione generale non rechi disposizioni
particolarmente dettagliate, in modo da evitare che l'attivita' dei titolari
dei trattamenti sia soggetta a modifiche sostanziali nel corso di un breve
periodo di tempo, ferme restando alcune garanzie per gli interessati;
Ritenuta
la necessita' di favorire la prosecuzione dell'attivita' di documentazione, studio
e ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la diffusione
di dati relativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione sia dell'affinita'
che tali attivita' presentano con quelle di manifestazione del pensiero gia' disciplinate
dagli articoli 12, 20 e 25 della legge n. 675/1996, sia della possibile adozione
di norme volte a favorire lo sviluppo dell'informatica giuridica;
Ritenuto
opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo determinato
ai sensi dell'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo
1998, n. 501, in relazione alla prevista emanazione del testo unico della
normativa in materia di protezione dei dati personali, in attuazione della
legge n. 127 del 2001;
Considerata
la necessita' di garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al
minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare
per i diritti e le liberta' fondamentali, nonche' per la dignita' delle
persone;
Visto
l'art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto
il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza adottato con
decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto
l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Visti
gli atti d'ufficio;
Viste
le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi
dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore
il prof. Giuseppe Santaniello;
Autorizza
i trattamenti di dati personali idonei a
rivelare i provvedimenti di cui all'art. 686, commi 1, lettere a) e d), 2 e 3,
del codice di procedura penale, per le rilevanti finalita' di interesse
pubblico di seguito specificate ai sensi dell'art. 24 della legge n. 675/1996 e
secondo le seguenti prescrizioni:
Capo
I
Rapporti
di lavoro
1) Ambito di applicazione e finalita' del
trattamento.
L'autorizzazione
e' rilasciata, anche senza richiesta di parte, a persone fisiche e giuridiche,
enti, associazioni ed organismi che:
a)
sono parte di un rapporto di lavoro;
b)
utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee;
c)
conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi professionisti,
agenti, rappresentanti e mandatari.
Il
trattamento deve essere strettamente necessario per adempiere o per esigere l'adempimento
di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, dalla
normativa comunitaria, da
regolamenti o da contratti collettivi,
anche aziendali, e ai soli fini della gestione del rapporto di lavoro, anche
autonomo o non retribuito od onorario.
L'autorizzazione
e' altresi' rilasciata a soggetti che in relazione ad un'attivita' di composizione
di controversie esercitata in conformita' alla legge svolgono un trattamento strettamente
necessario al medesimo fine.
2) Interessati ai quali i dati si
riferiscono.
Il
trattamento puo' riguardare dati attinenti a soggetti che hanno assunto o
intendono assumere la qualita' di:
a)
lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di
tirocinio, apprendistato e formazione lavoro, ovvero di associati anche in
compartecipazione o di titolari
di borse di lavoro e di rapporti analoghi;
b)
amministratori o membri di organi esecutivi o di controllo;
c)
consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.
Capo II
Organismi
di tipo associativo e fondazioni
1) Ambito di applicazione e finalita' del
trattamento.
L'autorizzazione
e' rilasciata anche senza richiesta:
a)
ad associazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e movimenti politici,
associazioni ed organizzazioni sindacali, patronati, associazioni a scopo
assistenziale o di volontariato, a fondazioni, comitati e ad ogni altro ente,
consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalita'
giuridica, nonche' a cooperative sociali e societa' di mutuo soccorso di cui, rispettivamente,
alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n. 3818;
b)
ad enti ed associazioni anche non riconosciute che curano il patrocinio, il recupero,
l'istruzione, la formazione professionale, l'assistenza socio-sanitaria, la
beneficenza e la tutela di diritti in favore dei soggetti cui si riferiscono i
dati o dei relativi familiari e conviventi.
Il
trattamento deve essere strettamente necessario per perseguire scopi determinati
e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto
collettivo.
2) Interessati ai quali i dati si
riferiscono.
Il
trattamento puo' riguardare dati attinenti:
a)
ad associati, soci e aderenti, nonche', nei casi in cui l'utilizzazione dei dati
sia prevista dall'atto costitutivo o dallo statuto, a soggetti che presentano richiesta
di ammissione o di adesione;
b)
a beneficiari, assistiti e fruitori delle attivita' o dei servizi prestati dall'associazione,
dall'ente o dal diverso organismo.
Capo
III
Liberi
professionisti
1) Ambito di applicazione e finalita' del
trattamento.
L'autorizzazione
e' rilasciata anche senza richiesta ai:
a)
liberi professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in albi o elenchi
per l'esercizio di un'attivita' professionale in forma individuale o associata,
anche in conformita' al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96 o alle norme
di attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema
di
attivita' di assistenza e consulenza;
b)
soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai
sensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e
successive modificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento della
professione di avvocato;
c)
sostituti e ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi
dell'art. 2232 del codice civile, praticanti e tirocinanti, qualora tali
soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del
trattamento effettuato dal libero professionista.
2) Interessati ai quali i dati si
riferiscono.
Il
trattamento puo' riguardare dati attinenti ai clienti.
I dati
relativi ai terzi possono essere trattati solo ove cio' sia strettamente indispensabile
per eseguire specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi
determinati e legittimi.
Capo
IV
Imprese
bancarie ed assicurative ed altri trattamenti
1) Ambito di applicazione e finalita' del
trattamento.
L'autorizzazione
e' rilasciata, anche senza richiesta:
a)
ad imprese autorizzate o che intendono essere autorizzate all'esercizio dell'attivita'
bancaria e creditizia, assicurativa o dei fondi pensione, anche se in stato di liquidazione
coatta amministrativa, ai fini:
1)
dell'accertamento, nei casi previsti dalle leggi e dai regolamenti, del requisito
di onorabilita' nei confronti di soci e titolari di cariche direttive o
elettive;
2)
dell'accertamento, nei soli casi espressamente previsti dalla legge, di
requisiti soggettivi e di presupposti interdittivi;
3)
dell'accertamento di responsabilita' in relazione a sinistri o eventi attinenti
alla vita umana;
4)
dell'accertamento di situazioni di concreto rischio per il corretto esercizio dell'attivita'
assicurativa, in relazione ad illeciti direttamente connessi con la medesima
attivita'.
Per
questi ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati registrati in una
specifica banca di dati ai sensi dell'art. 1, comma 2, lettera a) della legge 675/1996,
il titolare deve inviare al Garante una dettagliata relazione sulle modalita'
del trattamento.
b)
a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito di
un'attivita' di richiesta, acquisizione e consegna di atti e documenti presso i
competenti uffici pubblici, effettuata su incarico degli interessati;
c)
alle societa' di intermediazione mobiliare, alle societa' di investimento a capitale
variabile, e alle societa' di gestione del risparmio e dei fondi pensione, ai fini
dell'accertamento dei requisiti di onorabilita' in applicazione dei decreti
legislativi 24 febbraio 1998, n. 58 e 21 aprile 1993, n. 124, dei decreti ministeriali
11 novembre 1998, n. 468 e 14 gennaio 1997, n. 211 e di eventuali altre norme
di legge o di regolamento.
2) Ulteriori trattamenti.
L'autorizzazione
e' rilasciata altresi':
a)
a chiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in
sede giudiziaria, nonche' in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato
e di conciliazione nei casi previsti
dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai
regolamenti o dai contratti collettivi, sempreche' il diritto da far valere o
difendere sia di rango pari a quello dell'interessato e i dati siano trattati esclusivamente
per tale finalita' e per il periodo strettamente necessario per il suo
perseguimento;
b)
a chiunque, per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi,
nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia;
c)
a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che esercitano
un'attivita' di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art.
134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni e
integrazioni).
Il
trattamento deve essere necessario:
1)
per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere
in sede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del soggetto al
quale si riferiscono i dati, ovvero di un diritto della personalita' o di un
altro diritto fondamentale ed inviolabile;
2)
su incarico di un difensore in riferimento ad un procedimento penale, per ricercare
e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai soli
fini dell'esercizio del diritto alla prova (articoli 190 del codice di
procedura penale e legge 7 dicembre 2000, n. 397);
d)
a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge in
materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzione
della delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione di
pericolosita' sociale, contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e
successive modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre la
documentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare d'appalto;
e)
ai soggetti pubblici, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneita' morale
di coloro che intendono partecipare a gare d'appalto, in conformita' a quanto previsto
dalla normativa in materia di appalti pubblici.
Capo
V
Documentazione
giuridica
1) Ambito di applicazione e finalita' del
trattamento.
L'autorizzazione
e' rilasciata per il trattamento, ivi compresa la diffusione, di dati per
finalita' di documentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico, in
particolare per quanto riguarda la raccolta e la diffusione di dati relativi a pronunce
giurisprudenziali.
Capo
VI
Prescrizioni
comuni a tutti i trattamenti
Per
quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si
applicano, altresi', le seguenti prescrizioni:
1) Dati trattati.
Possono
essere trattati i soli dati essenziali per le finalita' per le quali e' ammesso
il trattamento e che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il
trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.
2) Modalita' di trattamento.
Il
trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme
di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o
alle finalita' precedentemente
indicati.
Fuori
dei casi previsti dai capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia e' acquisita
da fonti accessibili a chiunque, i dati devono essere forniti dagli interessati,
nel rispetto della disciplina prevista dall'art. 689 del codice di procedura
penale in tema di richiesta di certificati, salvo quanto previsto dall'art. 688
del
medesimo codice per cio' che riguarda l'aquisizione
di certificati del casellario giudiziale da parte di amministrazioni pubbliche
e di enti incaricati di pubblici servizi.
3) Conservazione dei dati.
Con
riferimento all'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lettera e) della legge
n. 675/1996, i dati possono essere conservati per il periodo di tempo previsto
da leggi o regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente
necessario per le finalita' perseguite.
Ai
sensi dell'art. 9, comma 1, lettere c), d) ed e) della legge, i soggetti autorizzati
verificano periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati, nonche' la
loro pertinenza, completezza, non eccedenza e necessita' rispetto alle
finalita' perseguite nei singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano
strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalita' medesime, i soggetti
autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati e i singoli obblighi,
compiti e prestazioni. I dati che, anche a
seguito delle verifiche, risultino
eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere utilizzati, salvo
che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento
che li contiene. Specifica attenzione e' prestata per la verifica dell'essenzialita'
dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente
gli obblighi, i compiti e le prestazioni.
4) Comunicazione e diffusione.
I dati
possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge, diffusi, a soggetti pubblici
o privati, nei limiti strettamente necessari per le finalita' perseguite e nel
rispetto, in ogni caso, del segreto professionale e delle altre prescrizioni
sopraindicate.
5) Richieste di autorizzazione.
I titolari
dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione
non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione al Garante,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni
suddette.
Le
richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla
data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini
di cui al provvedimento medesimo.
Il
Garante si riserva l'adozione di ogni altro provvedimento per i trattamenti non
considerati nella presente autorizzazione.
Per
quanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente provvedimento, il
Garante non prendera' in considerazione richieste di autorizzazione per
trattamenti da effettuarsi in difformita' alle relative prescrizioni, salvo che
il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da
situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.
Restano
fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla
normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti piu' restrittivi in
materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni
contenute nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore
di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro,
di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche,
religiose o sindacali del lavoratore, nonche' su fatti non rilevanti ai fini
della valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore.
6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La
presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 febbraio 2002 fino al 30
giugno 2003.
Qualora
alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non
sia gia' conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente
autorizzazione n. 7/2000, il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio
2002.
La
presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
Roma,
31 gennaio 2002
Il
presidente
Rodota'
Il
relatore
Santaniello
Il
segretario generale
Buttarelli